Unbefristet kündigen – Was du als HR wirklich wissen musst

Wenn wir im HR über eine unbefristete Kündigung sprechen, meinen wir meist: Die Kündigung eines unbefristeten Arbeitsvertrags. Also eines Vertrags, der kein festes Enddatum hat und „auf unbestimmte Zeit“ läuft. Solche Verträge sind in Deutschland Standard – und sie bieten sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern Flexibilität. Aber: Einfach mal eben so kündigen? Das geht nicht. Hier gelten klare gesetzliche Spielregeln, die du unbedingt kennen solltest.

Stell dir vor: Ein Mitarbeiter ist seit sieben Jahren bei euch, alles läuft routiniert – aber plötzlich soll das Arbeitsverhältnis beendet werden. Die Kündigung scheint auf den ersten Blick simpel, doch nach deutschem Arbeitsrecht gibt es einige Hürden, die du beachten musst. Sonst droht schnell Ärger, und das willst du sicher vermeiden.

Unbefristete Arbeitsverträge können natürlich gekündigt werden – aber nicht willkürlich. Als Arbeitgeber brauchst du laut Kündigungsschutzgesetz (KSchG) einen „sozial gerechtfertigten“ Grund, sobald der Betrieb mehr als zehn Mitarbeiter hat und das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht. Hier gibt es drei große Kategorien:

Achtung, Falle! Du kannst als Arbeitgeber nicht einfach „ohne Grund“ kündigen, wenn der gesetzliche Kündigungsschutz greift. Passiert das doch, ist die Kündigung schnell unwirksam und du stehst vor dem Arbeitsgericht. Schau dir dazu auch unseren Lexikon-Artikel zur Kündigung des Arbeitsvertrags an.

Mit der Kündigung ist es wie beim Kochen: Zutaten allein reichen nicht, auf das Timing kommt es an! Die Kündigungsfristen sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) klar geregelt. Für Arbeitnehmer gilt meist vier Wochen zum 15. oder Monatsende. Für Arbeitgeber verlängert sich die Frist je nach Betriebszugehörigkeit – da sind schnell mal mehrere Monate drin!

Stell dir vor: Du möchtest einen langjährigen Mitarbeiter loswerden. Hast du die richtige Frist im Blick? Wenn nicht, wird die Kündigung schnell unwirksam – und das kann teuer werden. Alle Details zu den gesetzlichen Fristen findest du in unserem Beitrag Kündigungsfristen Arbeitgeber gesetzlich.

Kein Scherz: Eine Kündigung per WhatsApp oder E-Mail ist in Deutschland immer unwirksam. Die Kündigung muss schriftlich erfolgen, eigenhändig unterschrieben und dem Mitarbeiter zugehen. Am besten lässt du dir den Empfang quittieren oder schickst per Boten – so bist du auf der sicheren Seite.

Unser Pro-Tipp: Nutze eine Vorlage für das Kündigungsschreiben Arbeitsvertrag, passe sie individuell an und lass sie im Zweifel rechtlich prüfen. So verhinderst du Formfehler, die dich später Nerven (und Geld) kosten können.

Wie läuft das Ganze konkret ab? Hier ein kurzer Ablauf, wie du als HR sauber durchkommst:

• Kündigungsgrund prüfen und dokumentieren
• Kündigungsfrist berechnen (Achtung auf Sonderregelungen im Tarifvertrag!)
• Kündigungsschreiben rechtssicher aufsetzen
• Gespräch mit dem Mitarbeiter führen (am besten persönlich und wertschätzend)
• Zugang der Kündigung sicherstellen (Quittierung oder Bote)
• Abwicklung (Resturlaub, Arbeitszeugnis, Abmeldung bei Sozialversicherung etc.)

Praxisnah gedacht: Kläre frühzeitig, ob eine einvernehmliche Aufhebung des Arbeitsvertrags für beide Seiten sinnvoller ist. Das spart oft Zeit, Kosten und Stress.

Hier kommt der Klassiker: Kündigst du ohne sauberen Grund oder missachtest Formalien, landet die Sache schnell vor Gericht. Besonders riskant wird’s, wenn du den Betriebsrat nicht (oder zu spät) involvierst oder wenn der Kündigungsgrund nicht sauber dokumentiert wurde.

Achtung, Falle! Häufigster Fehler im HR-Alltag: Man geht davon aus, dass im Arbeitsvertrag geregelte Fristen und Gründe „immer gelten“. Das stimmt nicht, wenn sie gegen das Gesetz verstoßen. Also: Im Zweifel immer das Gesetz checken – und keine Kündigung aus der Hüfte schießen!

Du musst nicht immer den harten Weg gehen. Manchmal passt eine Aufhebung des Arbeitsvertrags besser – Stichwort Aufhebungsvertrag. Hier ein paar Alternativen zur klassischen Kündigung:

• Aufhebungsvertrag (einvernehmliche Trennung, oft mit Abfindung)
• Änderungskündigung (Arbeitsbedingungen ändern, nicht beenden)
• Interne Versetzung oder Umstrukturierung

Setz dich mit dem Mitarbeiter an einen Tisch, sprich offen und ehrlich über mögliche Wege. Das bringt oft mehr als ein konfrontativer Rauswurf – und spart dir als HR jede Menge Kopfschmerzen. 😉