Als Arbeitgeber hast du eine Verantwortung, die HR-Daten deiner Mitarbeiter sicher und gesetzeskonform zu speichern. Der Serverstandort spielt dabei eine zentrale Rolle, denn unterschiedliche Länder haben unterschiedliche Datenschutzgesetze und Sicherheitsstandards. Wenn deine HR-Daten auf Servern außerhalb der EU liegen, kann das zusätzliche Risiken und Auflagen mit sich bringen, etwa durch das Schrems-II-Urteil oder andere Datenschutzvorgaben.

Zudem beeinflusst der Serverstandort auch die Zugriffsgeschwindigkeit und Verfügbarkeit deiner HR-Systeme. Ein lokaler Server in Deutschland oder der EU kann schnellere Zugriffe ermöglichen und erleichtert die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Für dich als Arbeitgeber bedeutet das: Mehr Sicherheit, weniger rechtliche Fallstricke und ein besseres Vertrauen bei deinen Mitarbeitern.

1. Auswahl des HR-Systems: Informiere dich gezielt, wo der Anbieter seine Server betreibt. Viele Cloud-Anbieter geben den Serverstandort offen an.
2. Vertragliche Regelungen: Achte darauf, dass im Vertrag zur Datenverarbeitung (Auftragsverarbeitungsvertrag) der Serverstandort und die Einhaltung der DSGVO klar geregelt sind.
3. Technische Sicherheit: Prüfe, ob der Serverstandort ein zertifiziertes Rechenzentrum mit angemessenen Sicherheitsstandards ist (z.B. ISO 27001).
4. Datenschutzprüfung: Kläre, ob die Speicherung im jeweiligen Land datenschutzrechtlich erlaubt ist und ob es zusätzliche Anforderungen gibt (z.B. Datenschutz-Folgenabschätzung).
5. Interne Kommunikation: Informiere deine Mitarbeiter transparent über den Serverstandort und wie ihre Daten geschützt werden.

• Klare Rechtslage: Ein Serverstandort in der EU erleichtert die DSGVO-Konformität.
• Höhere Datensicherheit durch lokale, zertifizierte Rechenzentren.
• Schnellere Zugriffszeiten und bessere Performance bei lokalem Serverstandort.
• Stärkung des Mitarbeitervertrauens durch transparente Datenverarbeitung.
• Reduzierung von Risiken und Bußgeldern durch Vermeidung illegaler Datenübertragungen.

• Serverstandort wird nicht geprüft oder bewusst ignoriert – Daten liegen in unsicheren Ländern.
• Kein klarer Auftragsverarbeitungsvertrag mit Angaben zum Serverstandort.
• Unzureichende Dokumentation der Datenschutzmaßnahmen bezüglich Serverstandort.
• Fehlende Information der Mitarbeiter über den Umgang mit ihren HR-Daten.
• Verwendung von Cloud-Diensten ohne Berücksichtigung der DSGVO-Vorgaben zum internationalen Datentransfer.

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• Auftragsverarbeitung (AVV)
• Datensicherheit
• Cloud HR-Systeme
• Datenschutz-Folgenabschätzung

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