Personaldaten enthalten sensible Informationen, zum Beispiel zu Gehalt, Gesundheitszustand oder Leistungsbewertungen. Diese Daten dürfen nicht unbegrenzt aufbewahrt werden, sondern müssen gelöscht werden, sobald sie nicht mehr gebraucht werden oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Ein Löschkonzept hilft dir, den Datenschutz in deinem Unternehmen systematisch zu organisieren und so Bußgelder, Imageschäden oder rechtliche Probleme zu vermeiden. Gleichzeitig unterstützt es dich dabei, den Überblick über deine Datenbestände zu behalten und die IT-Systeme schlank zu halten.

1. Daten erfassen: Erstelle eine Übersicht, welche HR-Daten du wann und wo speicherst (Personalakten, Lohnabrechnung, Bewerbermanagement, Zeiterfassung etc.).
2. Aufbewahrungsfristen definieren: Lege fest, wie lange die verschiedenen Datenarten rechtlich oder betrieblich aufbewahrt werden müssen. Zum Beispiel müssen Lohnunterlagen mindestens 10 Jahre gespeichert bleiben, während Bewerberdaten in der Regel nach 6 Monaten gelöscht werden können.
3. Löschprozesse festlegen: Bestimme, wer für das Löschen zuständig ist und wie die Löschung technisch und organisatorisch umgesetzt wird (z. B. automatische Löschungen im HR-System, manuelle Kontrolle).
4. Dokumentation: Halte das Löschkonzept schriftlich fest und dokumentiere Löschvorgänge, um im Fall von Kontrollen Nachweise zu haben.
5. Regelmäßige Überprüfung: Prüfe und aktualisiere das Löschkonzept regelmäßig, um Änderungen im Recht oder in deinem Unternehmen zu berücksichtigen.

• Rechtssicherheit: Du vermeidest Bußgelder wegen Verstößen gegen die DSGVO und andere Datenschutzgesetze.
• Effizienz: Weniger unnötige Daten reduzieren Speicherplatz und vereinfachen die Datenverwaltung.
• Vertrauen: Mitarbeiter und Bewerber sehen, dass du verantwortungsvoll mit ihren Daten umgehst.
• Risiko-Minimierung: Geringeres Risiko von Datenpannen und damit verbundenen Imageschäden.

• Keine klare Zuständigkeit: Unklar, wer für das Löschen verantwortlich ist – Ergebnis: Daten bleiben unnötig lange gespeichert.
• Unvollständige Datenübersicht: Nicht alle HR-Daten oder Speicherorte werden erfasst, Löschfristen gelten nur für Teile der Daten.
• Fehlende Dokumentation: Löschvorgänge werden nicht protokolliert, was bei Datenschutzprüfungen problematisch ist.
• Zu lange Aufbewahrung: Daten werden aus Bequemlichkeit oder Unwissenheit viel länger als nötig gespeichert.
• Technische Umsetzung vernachlässigt: Kein automatisierter Löschprozess, der Fehlerquellen reduziert.

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• Datenschutz im Personalwesen
• Personenbezogene Daten
• Personaldatenverwaltung
• Aufbewahrungsfristen Personaldaten

Hinweis: Dies ist keine Rechtsberatung. Konsultiere im Zweifelsfall einen Fachanwalt oder Datenschutzbeauftragten.

Diesen und über 3.000 weitere HR-Fachartikel findest du im TalentMatch24 HR-Lexikon — kostenlos und praxisnah.