Nach der Kündigung des Arbeitsverhältnisses heißt es nicht nur Abschied nehmen, sondern auch abrechnen: Offene Urlaubstage müssen geklärt werden. Grundsätzlich gilt: Der Resturlaub muss im laufenden Kalenderjahr genommen werden – und zwar möglichst während der Kündigungsfrist. Nur wenn das (aus betrieblichen Gründen oder wegen Krankheit) nicht klappt, muss der Arbeitgeber auszahlen. Stichwort: Urlaubsabgeltung.

Wichtig für dich als HR: Der Anspruch auf Resturlaub besteht auch bei einer ordentlichen Kündigung, egal ob durch dich oder den Mitarbeiter. Aber: Im Zweifel immer checken, ob der Urlaub wirklich noch offen ist und ob er anteilig gekürzt werden muss. Da steckt oft der Teufel im Detail!

Die große Frage: Wie viel Urlaub steht dem Mitarbeiter nach der Kündigung noch zu? Das hängt davon ab, wann im Jahr gekündigt wird. Faustregel: Wer in der zweiten Jahreshälfte (also nach dem 30.06.) geht, hat Anspruch auf den vollen Jahresurlaub. Bei einer Kündigung davor gibt’s nur den anteiligen Urlaub. Der genaue Rechenweg steht meist im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung – aber das Bundesurlaubsgesetz gibt hier die Richtung vor.

• Kündigung bis 30.06.: Anspruch auf 1/12 des Jahresurlaubs pro Monat.
• Kündigung nach 30.06.: Anspruch auf den vollen gesetzlichen Mindesturlaub.

Achtung, Falle! Viele übersehen, dass vertraglich mehr Urlaubstage vereinbart sein können als gesetzlich vorgeschrieben. Hier kann abweichend geregelt sein, dass der Mehrurlaub auch bei Kündigung anteilig zu berechnen ist. Also: Verträge prüfen, bevor du zusagst!

Im Idealfall nimmt der Mitarbeitende seinen offenen Urlaub während der Kündigungsfrist. Das ist sowohl für dich als HR als auch für das Team meist entspannter. Es gibt aber Situationen, in denen das nicht klappt – zum Beispiel wegen dringender betrieblicher Gründe oder Krankheit. Dann bist du als Arbeitgeber verpflichtet, den Resturlaub auszuzahlen (Urlaubsabgeltung).

Wichtig: Die Auszahlung ist die Ausnahme, nicht die Regel! Der Vorrang liegt immer auf Urlaub nehmen. Nur wenn das tatsächlich nicht geht, wird abgerechnet – und zwar spätestens mit der letzten Gehaltsabrechnung.

Hier kommt der berühmte Stichtag ins Spiel: Wird das Arbeitsverhältnis nach dem 30.06. beendet, steht dem Mitarbeiter grundsätzlich der volle gesetzliche Jahresurlaub zu. Das sorgt immer wieder für Überraschung, gerade wenn jemand nur ein paar Monate im Jahr gearbeitet hat.

Beispiel: Jemand fängt im Januar an, kündigt zum 31. Juli – und bekommt den vollen gesetzlichen Mindesturlaub (bei einer 5-Tage-Woche also 20 Tage). Achtung: Für vertraglichen Mehrurlaub kann abweichend geregelt sein, dass dieser anteilig berechnet wird. Check hier unbedingt die Details im Arbeitsvertrag!

• Do: Urlaubskonto regelmäßig pflegen und am besten schon beim Kündigungsgespräch offen kommunizieren.
• Do: Prüfen, ob Urlaub tatsächlich noch offen ist – Krankheit, Kurzarbeit oder Elternzeit können Auswirkungen haben.
• Do: Bei Unklarheiten lieber einmal mehr mit dem Mitarbeiter sprechen, als im Nachhinein Ärger wegen Urlaubsabgeltung zu haben.
• Don’t: Urlaub einfach auszahlen, obwohl der Mitarbeiter ihn noch nehmen könnte – das kann teuer werden und ist rechtlich nicht sauber.
• Don’t: Gesetzliche und vertragliche Urlaubsansprüche verwechseln – das gibt schnell Ärger, gerade bei Mehrurlaub.

Der beste Tipp: Immer das große Ganze im Blick behalten! Resturlaub, Kündigungsfrist (gesetzlich geregelt oder vertraglich), letzte Arbeitstage, Arbeitsbescheinigungen – all das hängt zusammen. Kommt eine Kündigung des Arbeitsvertrags oder ein Aufhebungsvertrag ins Spiel, gelten vielleicht nochmal andere Regeln. Und: Der Ablauf muss sauber dokumentiert sein, falls es mal Zoff gibt.

Extra-Tipp: Nutze das Kündigungsschreiben für eine klare Info zum Resturlaub. So weiß jeder, woran er ist – und du vermeidest Diskussionen beim Offboarding.

Hinweis: Dieser Artikel bietet einen Überblick – ersetzt aber keine individuelle Rechtsberatung. Im Zweifel immer beim Anwalt oder der zuständigen Kammer nachfragen.