Stell dir vor: Du möchtest dich von einem Mitarbeiter trennen, weil die Zusammenarbeit einfach nicht mehr rund läuft. Du schreibst ein paar Zeilen, drückst den Briefumschlag in die Hauspost – und denkst, damit wäre alles erledigt. Leider ein Trugschluss! Damit eine Kündigung des Arbeitsvertrags wirklich wasserdicht ist, müssen einige Spielregeln eingehalten werden. Und die sind im deutschen Arbeitsrecht ziemlich genau geregelt.

Eine korrekte Kündigung bedeutet: Das Kündigungsschreiben ist formal einwandfrei, die Kündigungsfrist stimmt, der richtige Kündigungsgrund ist genannt (sofern nötig), und alle relevanten Gesetze und ggf. Tarifverträge werden beachtet. Klingt aufwändig? Ist es manchmal auch – aber mit dem richtigen Fahrplan klappt’s.

Das deutsche Arbeitsrecht ist in Sachen Kündigung ziemlich eindeutig: Die Kündigung muss schriftlich erfolgen – E-Mail, Fax oder WhatsApp reichen nicht aus! Das Schreiben muss vom Arbeitgeber eigenhändig unterschrieben werden. Achte auch darauf, den richtigen Empfänger (Name, Adresse) zu benennen und das Schreiben entweder persönlich zu übergeben (am besten mit Empfangsbestätigung) oder per Einschreiben zu verschicken.

Ein weiteres Must-have: Das Kündigungsschreiben sollte klar und verständlich formuliert sein. Vorlagen gibt’s viele, aber achte auf den Einzelfall. Mehr dazu findest du übrigens hier: Kündigungsschreiben Arbeitsvertrag.

Wann endet das Arbeitsverhältnis nach einer Kündigung? Die gesetzlichen Kündigungsfristen für Arbeitgeber hängen vor allem von der Betriebszugehörigkeit ab. Je länger ein Mitarbeiter im Unternehmen ist, desto länger sind meist die Fristen. Aber: Tarifverträge oder der Arbeitsvertrag können besondere Regelungen enthalten, die zu beachten sind.

Praxis-Tipp: Immer erst Fristen checken, bevor das Schreiben rausgeht! Sonst droht eine unwirksame Kündigung – und die kann teuer werden.

• Im Arbeitsvertrag nach Sonderregelungen schauen
• Tarifvertrag prüfen (falls vorhanden)
• Gesetzliche Mindestfristen beachten
• Bei Unsicherheit im Zweifel beraten lassen

Grundsätzlich gilt: Eine ordentliche Kündigung braucht meistens keinen Grund im Schreiben selbst – zumindest bei Betrieben mit weniger als zehn Mitarbeitern oder wenn das Kündigungsschutzgesetz nicht greift. In größeren Unternehmen oder bei besonderen Personengruppen (z. B. Schwangere, Betriebsräte) sieht die Sache anders aus. Hier muss der Arbeitgeber sozial gerechtfertigt kündigen und kann nicht einfach „ohne Grund“ das Arbeitsverhältnis beenden.

Typische Kündigungsgründe sind:

• Verhaltensbedingte Kündigung (z. B. wiederholtes Zuspätkommen trotz Abmahnung)
• Personenbedingte Kündigung (z. B. langandauernde Krankheit)
• Betriebsbedingte Kündigung (z. B. Wegfall des Arbeitsplatzes)

Wichtig: Bei einer fristlosen Kündigung muss im Schreiben der konkrete Grund genannt werden.

Hier die wichtigsten Punkte, die du als HR-Verantwortlicher direkt abhaken kannst:

• Arbeitsvertrag und ggf. Tarifvertrag prüfen
• Kündigungsfrist berechnen
• Kündigungsart festlegen (ordentlich, außerordentlich)
• Kündigung schriftlich und eigenhändig unterschreiben
• Zustellung (persönlich mit Empfangsbestätigung oder per Einschreiben)
• Bei Sonderfällen (z. B. Kündigungsschutz, Mutterschutz) Rechtslage checken!

Ein paar klassische Stolperfallen lauern überall. Hier ein kleines „Worst-of“ aus der HR-Praxis:

• Kündigung nur per E-Mail oder mündlich ausgesprochen (nichtig!)
• Falscher Kündigungsadressat (Name falsch, Abteilung nicht klar)
• Kündigungsfrist nicht eingehalten
• Nicht auf Sonderkündigungsschutz geachtet (z. B. Schwerbehinderte, Schwangere)
• Kündigung im Urlaub oder während Krankheit zugestellt (rechtlich möglich, aber kommunikativ heikel)

Fazit: Lieber einmal mehr checken und ggf. einen Profi fragen, bevor du die Kündigung aussprichst.

In der Probezeit gelten oft kürzere Fristen (meist 2 Wochen), und der Kündigungsschutz ist eingeschränkt. Aber Achtung: Auch hier gibt es Ausnahmen, zum Beispiel bei Schwangeren oder Schwerbehinderten – da greift der besondere Kündigungsschutz oft schon ab dem ersten Tag. Falls du dich fragst, wie du einen Arbeitsvertrag aufheben kannst, ohne zu kündigen: Da gibt’s die Möglichkeit des Aufhebungsvertrags, aber das ist ein anderes (spannendes) Thema.

Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel gibt einen Überblick und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Im Zweifel immer einen Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzuziehen!