Der Satz „Hiermit kündige ich das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis“ klingt erstmal wie 08/15-Kanzleisprache, ist aber tatsächlich wichtig. Denn im deutschen Arbeitsrecht kommt es auf die eindeutige Willenserklärung an: Der Arbeitnehmer muss klar sagen, dass er das Arbeitsverhältnis beenden will.

Solche Formulierungen haben sich etabliert, weil sie rechtssicher sind. Sie lassen keinen Zweifel zu – und das schützt beide Seiten. Wichtig: Die Kündigung muss immer schriftlich erfolgen (also mit Originalunterschrift auf Papier), sonst ist sie unwirksam. Das steht so in § 623 BGB. Eine WhatsApp reicht also nicht! Mehr zu den rechtlichen Basics findest du übrigens hier: Kündigung Arbeitsvertrag.

💡 Pro-Tipp: Auch wenn die Formulierung standardisiert wirkt – prüfe immer, ob das Schreiben eigenhändig unterschrieben ist und auf Papier vorliegt. E-Mails, Faxe oder Scans sind leider rechtlich nicht gültig!

Der Satz „hiermit kündige ich das bestehende Arbeitsverhältnis“ ist zwar formal, aber für dich als HR ist er ein rotes Tuch: Jetzt musst du handeln! Sobald so eine Kündigung eingeht, beginnt die Uhr zu ticken – vor allem im Hinblick auf Kündigungsfristen, Übergaben und die Kommunikation mit der Fachabteilung.

Was jetzt zu tun ist:

• Eingang dokumentieren: Notiere das Eingangsdatum. Die Frist läuft ab dem Tag, an dem das Schreiben im Unternehmen angekommen ist.
• Form prüfen: Ist das Schreiben unterschrieben und auf Papier?
• Rückmeldung an den Arbeitnehmer: Bestätige den Erhalt der Kündigung schriftlich – so bist du auf der sicheren Seite.
• Personalakte aktualisieren: Kündigung, Bestätigung und alle relevanten Fristen müssen sauber dokumentiert werden.

Übrigens: Im Zweifel immer Rücksprache mit der Personalabteilung oder dem Betriebsrat halten – besonders wenn Sonderregelungen greifen (z. B. bei Schwerbehinderten oder während der Elternzeit).

Fun Fact: Die Formulierung ist in Deutschland so beliebt, dass sie fast schon ein Standard geworden ist. Aber es gibt auch andere Varianten, die genauso wirksam sind, zum Beispiel:

• „Hiermit kündige ich das Arbeitsverhältnis fristgerecht zum [Datum].“
• „Hiermit kündige ich das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis vom [Datum des Arbeitsvertrags] zum nächstmöglichen Termin.“
• Oder ganz kurz: „Ich kündige zum 31.12.“

Entscheidend ist immer, dass klar ist, wer kündigt, welches Arbeitsverhältnis gemeint ist und zu welchem Termin. Das hilft dir auch beim Abgleich, falls der Mitarbeiter mehrere Verträge im Unternehmen hat. Falls das Kündigungsschreiben unklar ist, solltest du nachhaken – das kann später Ärger vermeiden.

💡 Pro-Tipp: Lege im Unternehmen ein Muster für die Kündigungsbestätigung an. So kannst du schnell und rechtssicher reagieren, wenn mal wieder ein Exemplar mit dem berühmten „Hiermit kündige ich das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis“-Satz auf deinem Schreibtisch landet.

Jetzt wird es spannend: Die Formulierung „hiermit kündige ich das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis fristgerecht zum [Datum]“ ist Gold wert – denn sie schafft Klarheit. Wichtig ist, dass der Mitarbeiter entweder ein konkretes Datum nennt („zum 31.12.“) oder „zum nächstmöglichen Termin“ schreibt.

Für dich als HR heißt das: Prüfe sofort, welche Kündigungsfristen gelten. Das richtet sich entweder nach dem Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder den gesetzlichen Vorgaben. Die gesetzliche Kündigungsfrist für Arbeitnehmer beträgt meist vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende (§ 622 BGB).

Ist das im Schreiben nicht klar benannt, musst du den nächstmöglichen Termin ermitteln und dem Mitarbeiter bestätigen. Mehr dazu und praktische Beispiele findest du hier: Kündigungsschreiben Arbeitsvertrag.

Übrigens: Achte darauf, ob der Mitarbeiter Resturlaub oder Überstunden hat – das kann den tatsächlichen letzten Arbeitstag verschieben!

Gerade in größeren Unternehmen kommt es vor, dass ein Mitarbeiter mehrere Verträge hat oder in verschiedenen Gesellschaften angestellt ist. Wenn die Kündigung lautet: „Hiermit kündige ich das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis vom [Datum]“, weißt du als HR sofort, welcher Vertrag gemeint ist.

Das macht die Abwicklung für alle Beteiligten leichter und verhindert Missverständnisse. Im Zweifel solltest du immer nachfragen, falls das Kündigungsschreiben ungenau ist.

💡 Pro-Tipp: Halte in der Kündigungsbestätigung fest, welches Arbeitsverhältnis (mit Startdatum und ggf. Abteilung) beendet wird – so bist du auf der sicheren Seite, falls später Rückfragen kommen.

Manche Formulierungen sind überraschend kurz: „Ich kündige zum 31.12.“ Klingt fast schon zu knapp, oder? Tatsächlich reicht das für eine wirksame Kündigung aus – solange klar ist, wer kündigt, welcher Vertrag gemeint ist und das Schreiben unterschrieben wurde.

Als HR solltest du trotzdem prüfen:

• Steht die Unterschrift drauf?
• Wurde das Schreiben auf Papier eingereicht?
• Ist das Datum realistisch (d.h. unter Berücksichtigung der Kündigungsfrist)?

Wenn alles passt, bestätige das Beendigungsdatum schriftlich. Falls das Datum nicht mit der Frist übereinstimmt, korrigiere es in der Bestätigung („Das Arbeitsverhältnis endet aufgrund der vertraglichen Kündigungsfrist zum…“).

Mehr zum Thema findest du übrigens auch unter Kündigung des Arbeitsverhältnisses und Arbeitsvertrag aufheben.

Sobald du als HR eine Kündigung erhältst, heißt es: kühlen Kopf bewahren und strukturiert abarbeiten. Denn jetzt hängt viel davon ab, wie du die nächsten Schritte managst:

• Erhalt bestätigen – am besten noch am selben Tag.
• Fristen berechnen – und mit dem Mitarbeiter abstimmen, wie die Übergabe laufen soll.
• Offene Punkte klären – wie Resturlaub, Überstunden, Arbeitszeugnis.
• Kommunikation steuern – Team und Vorgesetzte informieren, ohne Panik zu verbreiten.

Übrigens: Gerade bei plötzlichen Kündigungen ist Fingerspitzengefühl gefragt – sowohl im Umgang mit dem Mitarbeiter als auch im Team.

Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheiten solltest du einen Fachanwalt für Arbeitsrecht einschalten.

Egal, ob das Kündigungsschreiben lang oder kurz ausfällt: Entscheidender als die Formulierung selbst ist für dich als HR, dass du sofort und sauber reagierst. Prüfe die Form, beachte die Fristen und halte alles schriftlich fest. So vermeidest du rechtliche Stolperfallen und sorgst für einen reibungslosen Prozess – für das Unternehmen und den scheidenden Mitarbeiter. Noch mehr Tipps und Muster findest du übrigens im Kündigungsschreiben Arbeitsvertrag-Artikel.