Im Arbeitsalltag ist der Begriff „Freistellung“ oft mit Unklarheiten verbunden – beim Mutterschutz sieht die Sache aber ziemlich eindeutig aus. Sobald eine Mitarbeiterin schwanger ist und das Unternehmen informiert hat, greift das Mutterschutzgesetz (MuSchG). Das Ziel: Gesundheitsschutz für die werdende Mutter und das ungeborene Kind.

Das bedeutet konkret: In bestimmten Phasen (meist sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Geburt) besteht ein absolutes Beschäftigungsverbot. In dieser Zeit ist die Mitarbeiterin per Gesetz freigestellt – also raus aus dem Job, ohne dass du als Arbeitgeber einen „Freistellungsantrag“ stellen oder genehmigen musst. Die Regelung ist bindend, da gibt’s keinen Spielraum.

• Gesetzliche Grundlage: Mutterschutzgesetz (§ 3 MuSchG)
• Zeitraum: 6 Wochen vor und 8 Wochen nach der Geburt (bei Früh- und Mehrlingsgeburten: 12 Wochen nach der Geburt)
• Vergütung: Mutterschaftsgeld + Arbeitgeberzuschuss (keine Lohnkürzung!)
• Besonderer Kündigungsschutz: Kündigungen sind in dieser Zeit grundsätzlich unzulässig

Du musst die Freistellung nicht extra anordnen – sie greift automatisch. Wichtig: Die werdende Mutter kann vor der Geburt auf eigenen Wunsch weiterarbeiten (Verzicht auf die Schutzfrist), nach der Geburt ist das aber strikt verboten!

Im HR-Alltag wird gerne alles in einen Topf geworfen, aber: Beschäftigungsverbot ist nicht gleich Freistellung wegen Mutterschutz! Das allgemeine Beschäftigungsverbot betrifft alle Schwangeren (die Schutzfristen rund um die Geburt), während ein individuelles Beschäftigungsverbot ärztlich verordnet wird (z. B. bei gesundheitlichen Risiken).

• Allgemeines Beschäftigungsverbot: automatisch durch das Mutterschutzgesetz
• Individuelles Beschäftigungsverbot: ärztliches Attest erforderlich, kann auch schon ganz früh in der Schwangerschaft greifen

Beide Fälle bedeuten: Die Mitarbeiterin arbeitet nicht weiter, erhält aber weiterhin ihr Gehalt bzw. Mutterschaftsgeld.

Während der Freistellung ruht das Arbeitsverhältnis – das bedeutet: Keine Arbeitsleistung, aber weiterhin Gehalt (bzw. Mutterschaftsgeld plus Arbeitgeberzuschuss). Der Arbeitsvertrag bleibt bestehen, nur die Hauptpflichten (Arbeiten gegen Lohn) pausieren.

Wichtig für dich: Die Zeit zählt als Beschäftigungszeit, z. B. für Urlaub, Betriebszugehörigkeit und Sozialversicherung. Und: Weder du als Arbeitgeber noch die Mitarbeiterin können in dieser Zeit das Arbeitsverhältnis ordentlich kündigen. Ausnahme: Nur in ganz seltenen Fällen kann die Aufsichtsbehörde einer Kündigung zustimmen.

Auch wenn die Mitarbeiterin während der Freistellung kündigen möchte, gelten die üblichen Kündigungsfristen und Formalitäten. Das solltest du im Hinterkopf behalten, falls ein Kündigungsschreiben auf deinem Tisch landet.

Die Freistellung startet nicht automatisch mit dem positiven Schwangerschaftstest, sondern erst, wenn die Mitarbeiterin dich offiziell informiert (am besten schriftlich). Ab diesem Zeitpunkt greift der Mutterschutz und der besondere Kündigungsschutz. Wichtig: Als Arbeitgeber musst du das zuständige Gewerbeaufsichtsamt informieren (Meldepflicht!).

Wirst du nicht rechtzeitig informiert, kannst du auch nicht rechtzeitig reagieren. Deshalb: Sensibilisiere deine Teams für einen offenen Umgang und transparente Kommunikation rund ums Thema Schwangerschaft.

Geld ist ein sensibles Thema – auch beim Mutterschutz. Die werdende Mutter erhält Mutterschaftsgeld von der Krankenkasse (maximal 13 € pro Kalendertag) plus einen Zuschuss vom Arbeitgeber (bis zur Höhe des Nettogehalts). Für dich bedeutet das: Du zahlst nicht das volle Gehalt weiter, sondern nur den Differenzbetrag zwischen Mutterschaftsgeld und dem durchschnittlichen Nettoverdienst der letzten drei Monate.

Die Abwicklung läuft in der Praxis meist reibungslos, wenn du die notwendigen Unterlagen einforderst und die Personalabrechnung sauber arbeitest. Tipp: Halte Rücksprache mit der Lohnbuchhaltung, damit keine Zahlungen ins Leere laufen.

Kurz und schmerzlos: Während der Mutterschutzfristen gilt ein fast lückenloser Kündigungsschutz. Das heißt, du darfst als Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis nicht kündigen – weder ordentlich noch außerordentlich. Nur in absoluten Ausnahmefällen (z. B. Betriebsschließung) und mit Zustimmung der Aufsichtsbehörde ist eine Kündigung möglich. Das ist aber wirklich die Ausnahme und sollte immer rechtlich geprüft werden!

Die Mitarbeiterin kann hingegen jederzeit selbst kündigen, muss aber die gesetzlichen Kündigungsfristen einhalten. Gut zu wissen: Kündigt sie während des Mutterschutzes, verliert sie unter Umständen Teile des Mutterschaftsgeldes und des Kündigungsschutzes.

Stell dir vor, eine Mitarbeiterin meldet dir ihre Schwangerschaft mit voraussichtlichem Geburtstermin. Was jetzt?

• Du bestätigst schriftlich den Erhalt der Mitteilung und informierst das Gewerbeaufsichtsamt.
• Im System werden die Mutterschutzfristen eingetragen – Kalender-Reminder nicht vergessen!
• Die Lohnbuchhaltung wird informiert, damit Mutterschaftsgeld und Zuschuss korrekt berechnet werden.
• Ab sechs Wochen vor dem errechneten Termin startet die Freistellung automatisch – kein Zutun deinerseits nötig.
• Nach der Geburt verlängert sich der Schutz ggf. auf zwölf Wochen (z. B. bei Frühgeburt).
• Während der gesamten Zeit bist du als Arbeitgeber gegen Kündigung blockiert – das gibt Planbarkeit für alle Seiten.

Das klingt erstmal nach viel Bürokratie, läuft aber routiniert, wenn du die Abläufe klar geregelt hast.

Freistellung im Mutterschutz ist für dich als HR-Verantwortlicher kein Hexenwerk: Die gesetzlichen Regeln sind eindeutig, und mit etwas System klappt’s auch im Alltag stressfrei. Checklisten und klare Kommunikation helfen, Fehler zu vermeiden – und ein Blick ins HR-Lexikon sowieso. Wichtig: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung, aber gibt dir die wichtigsten Praxistipps auf den Punkt. Bei Unsicherheiten oder Spezialfällen lohnt immer der Gang zur Fachkraft oder zum Anwalt.