Elektronische AU eAU PA — Definition und Praxis für Arbeitgeber

Die Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist die digitale Form der Krankmeldung, die Ärzte direkt aus ihrem Praxisverwaltungssystem (PA) an die Krankenkassen und Arbeitgeber übermitteln. Statt der früheren Papierbescheinigung erhält der Arbeitgeber die AU-Daten elektronisch über die Personalabrechnung oder die elektronische Personalakte.

Das PA steht für das Praxisverwaltungssystem, die Software, mit der Arztpraxen Patientendaten verwalten und unter anderem die eAU erstellen und versenden.

Seit 2022 ist die elektronische AU für Ärzte verpflichtend, was den gesamten Prozess der Krankmeldung verändert. Für dich als Arbeitgeber bedeutet das weniger Papierkram, schnellere und zuverlässigere Information über Krankmeldungen deiner Mitarbeiter und eine bessere Integration in deine Lohnabrechnungssysteme.

Die eAU senkt Fehlerquellen, die bei manueller Übermittlung oft passieren, und sorgt für einen reibungsloseren Ablauf in der HR-Administration. Außerdem bist du gesetzlich verpflichtet, die eAU-Daten zu verarbeiten und deinem Mitarbeiter bei Bedarf eine Kopie zur Verfügung zu stellen.

1. Der Arzt erstellt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im Praxisverwaltungssystem (PA) und übermittelt sie elektronisch an die zuständige Krankenkasse.
2. Die Krankenkasse stellt die AU-Daten dem Arbeitgeber über ein sicheres IT-Verfahren zur Verfügung, meist über die elektronische Lohnabrechnung oder eine Schnittstelle zur Personalsoftware.
3. Du als Arbeitgeber erhältst die Daten digital, prüfst sie und verarbeitest sie in deiner Lohnabrechnung.
4. Auf Wunsch kannst du deinem Mitarbeiter eine elektronische Kopie der AU bereitstellen.
5. Der Mitarbeiter muss die AU nicht mehr in Papierform einreichen, es sei denn, er wird ausdrücklich dazu aufgefordert oder die elektronische Übermittlung scheitert.

• Weniger Verwaltungsaufwand: Kein Einsammeln und Abheften von Papier-AU mehr.
• Schnellere Abwicklung: Elektronische Übertragung ermöglicht zeitnahe Verarbeitung der Krankmeldungen.
• Weniger Fehler: Automatische Datenübertragung reduziert Übertragungsfehler und fehlende Informationen.
• Rechtssicherheit: Erfüllung gesetzlicher Vorgaben zur digitalen Krankmeldung.
• Bessere Transparenz: Einfachere Nachverfolgung von Krankheitszeiten und -daten.

• Keine Anbindung der Lohnsoftware: Wenn dein Lohnabrechnungssystem nicht für eAU eingerichtet ist, kann die Übertragung scheitern.
• Veraltete oder fehlende Schnittstellen: Nicht alle Softwarelösungen sind automatisch eAU-kompatibel – hier drohen Verzögerungen.
• Keine Information an die Mitarbeiter: Informiere deine Beschäftigten über den neuen Prozess, damit sie wissen, wann und wie sie die AU einreichen müssen.
• Papier-AU weiterhin verlangen: Manche Arbeitgeber bestehen fälschlicherweise auf Papierbescheinigungen, obwohl das nicht mehr nötig ist.
• Fehlende Datenschutzmaßnahmen: eAU-Daten enthalten sensible Gesundheitsinformationen – sichere Verarbeitung ist Pflicht.

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