Desk Sharing — Definition und Praxis für Arbeitgeber

Desk Sharing bedeutet, dass sich mehrere Mitarbeiter flexibel einen Arbeitsplatz (Schreibtisch) teilen, anstatt jedem Angestellten einen festen Schreibtisch zuzuweisen. Jeder Mitarbeiter nutzt bei Bedarf einen verfügbaren Arbeitsplatz, häufig unterstützt durch eine digitale Reservierungssoftware. So werden Büroflächen effizienter genutzt und die Flexibilität im Unternehmen erhöht.

Mit Desk Sharing kannst du deine Büroflächen deutlich besser auslasten – gerade wenn viele Mitarbeiter nicht täglich im Büro sind, zum Beispiel durch Homeoffice oder flexible Arbeitszeiten. Das spart Mietkosten und senkt den Flächenbedarf. Außerdem unterstützt es moderne New-Work-Konzepte, fördert die Zusammenarbeit in wechselnden Teams und kann die Arbeitsplatzzufriedenheit steigern, wenn die Umsetzung gut gelingt.

Für dich als Arbeitgeber bedeutet das vor allem: Effizientere Kostenstruktur, mehr Flexibilität und ein moderneres Arbeitsumfeld, das Talente anspricht.

1. Bedarfsanalyse: Prüfe, wie viele Mitarbeiter regelmäßig vor Ort sind und wie viele Arbeitsplätze du tatsächlich brauchst.
2. Arbeitsplätze einrichten: Statt fester Schreibtische richtest du flexible Arbeitsplätze ein, die mit allem Nötigen ausgestattet sind (Laptop-Docks, Monitor, Telefon).
3. Reservierungssystem nutzen: Implementiere eine Software, mit der Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz vorab buchen können. So vermeidest du Chaos und Überbelegung.
4. Kommunikation und Regeln: Erkläre den Mitarbeitern das Konzept, kläre Erwartungen und halte Regeln für Ordnung und Sauberkeit fest.
5. Feedback einholen und anpassen: Beobachte, wie das Desk Sharing läuft und passe Prozesse bei Bedarf an.

• Reduzierung der Büroflächenkosten durch effizientere Auslastung
• Flexibilität für Mitarbeiter, die nicht täglich im Büro sind
• Förderung von Zusammenarbeit durch wechselnde Sitznachbarn und Teams
• Modernes, attraktives Arbeitsumfeld für neue Talente
• Einfachere Anpassung an schwankende Mitarbeiterzahlen

• Keine klare Kommunikation: Mitarbeiter fühlen sich überrumpelt oder wissen nicht, wie Desk Sharing funktioniert.
• Keine oder schlechte Reservierungssysteme: Das führt zu Konflikten und Frust, wenn Arbeitsplätze nicht verfügbar sind.
• Unzureichende Ausstattung: Flexible Arbeitsplätze ohne passende Technik oder Stauraum schränken die Produktivität ein.
• Ignorieren von Mitarbeiterbedürfnissen: Nicht jeder ist mit wechselnden Arbeitsplätzen glücklich – Rückzugsräume oder feste Plätze für bestimmte Teams fehlen.
• Keine Hygieneregeln: Bei wechselnden Nutzern müssen klare Standards für Sauberkeit gelten.

• Implementiere eine einfache, digitale Buchungssoftware für Arbeitsplätze.
• Kommuniziere offen alle Vorteile und Regeln an dein Team.
• Stelle sicher, dass jeder flexible Arbeitsplatz technisch komplett ausgestattet ist.
• Biete alternative Räume oder feste Plätze für Teams, die das brauchen.
• Regelmäßiges Feedback einholen und das Konzept anpassen.

• Hybrid Work
• New Work
• Homeoffice
• Arbeitsplatzgestaltung
• Büro-Flexibilität

Dies ist keine Rechtsberatung. Konsultiere im Zweifelsfall einen Fachanwalt.

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