onlyfy ist sozusagen das Schweizer Taschenmesser für modernes Recruiting. Das Tool, hinter dem XING beziehungsweise die New Work SE steckt, bündelt verschiedene Lösungen rund um Bewerbermanagement, Active Sourcing und Talent Relationship Management. Besonders spannend: Mit onlyfy kannst du nicht nur Stellenausschreibungen veröffentlichen, sondern Kandidaten gezielt auf XING ansprechen, den gesamten Auswahlprozess digital abwickeln und mit cleveren Automatisierungen Zeit sparen.

Und ja: onlyfy ist der Nachfolger von Prescreen, aber dazu gleich mehr. Die Plattform bietet verschiedene Module, je nachdem, ob du eher klassisch rekrutierst oder bereits aktiv auf Talente zugehst. Das Ziel? Den perfekten Match zwischen Unternehmen und Kandidat — ohne nervigen Papierkram und Chaos im Postfach.

Vielleicht hast du schon mal von "onlyfy by XING" gelesen. Das ist kein Tippfehler, sondern die konsequente Weiterentwicklung des bisherigen XING-Recruiting-Angebots. Im Klartext: XING verschmilzt seine bisherigen Lösungen (wie Prescreen und den TalentManager) unter dem Dach von onlyfy. Du bekommst also ein Rundum-Paket, das Active Sourcing, Multiposting, Bewerbermanagement und Talent Pools verbindet. Besonders praktisch: Du kannst direkt aus dem System heraus passende Kandidaten im XING-Netzwerk suchen und ansprechen — und das DSGVO-konform. 💡

Für viele HR-Verantwortliche ist das ein echter Gamechanger, weil sich der Wechsel zwischen verschiedenen Plattformen erledigt. Alles läuft zentral, übersichtlich und mit einer Benutzeroberfläche, die auch ohne IT-Studium verständlich ist.

Fun Fact: Prescreen war ursprünglich ein eigenständiges österreichisches Start-up, das sich auf Bewerbermanagement spezialisiert hatte. XING hat Prescreen 2017 übernommen und komplett in onlyfy integriert. Heute heißt das Ganze also "onlyfy Prescreen" und ist das Herzstück des onlyfy-Bewerbermanagements. Die Funktionen reichen vom Erstellen und Veröffentlichen von Stellenanzeigen über automatisierte Kommunikation bis hin zu individuellen Talentpools.

Wenn du bisher Prescreen genutzt hast, findest du dich in onlyfy sofort zurecht — allerdings mit einigen neuen Features und einem frischeren Look. Wichtig zu wissen: Die Migration war recht smooth, sodass bestehende Daten und Prozesse übernommen wurden.

Du willst nicht nur auf Bewerbungen warten, sondern aktiv Talente ansprechen? Dann ist der onlyfy Talent Service (auch Talentservice genannt) spannend für dich. Hier übernimmt onlyfy das Active Sourcing für dich — das heißt, Experten suchen gezielt passende Kandidaten aus dem XING-Netzwerk, sprechen sie persönlich an und liefern dir vorqualifizierte Profile direkt ins System.

Das lohnt sich vor allem bei schwer zu besetzenden Positionen oder wenn du keine Ressourcen im eigenen Team hast. Übrigens: Der onlyfy Talentservice ist modular aufgebaut, sodass du ihn flexibel zu deinem Recruiting-Prozess dazubuchen kannst.

Der Markt für Bewerbermanagement Tools ist ziemlich bunt — neben onlyfy gibt es etablierte Anbieter wie hr4you Bewerbermanagement, personio, rexx systems und softgarden. Aber was unterscheidet onlyfy von der Konkurrenz?

• hr4you Bewerbermanagement: Stark im Mittelstand, flexibel anpassbar. Eher klassisch, weniger Fokus auf Active Sourcing.
• personio Bewerbermanagement: All-in-one HR-Software für kleinere Unternehmen. Sehr nutzerfreundlich, aber weniger spezialisiert auf Recruiting.
• rexx bewerbermanagement: Besonders für größere Unternehmen und Konzerne interessant, mit vielen Integrationen und Modulen.
• softgarden bewerbermanagement: Fokus auf Candidate Experience und Arbeitgeberbewertungen. Sehr intuitiv, aber weniger tief im Active Sourcing.
• onlyfy: Komplettpaket mit XING-Anbindung, stark im Active Sourcing und Talent Relationship Management. Perfekt, wenn du digital und vernetzt rekrutieren willst.

Unterm Strich: onlyfy punktet vor allem mit der engen Verzahnung zum XING-Netzwerk und modernen Features fürs proaktive Recruiting.

Übrigens: onlyfy und XING sind inzwischen fast untrennbar verbunden. Das bedeutet für dich als Recruiter, dass du nicht nur klassische Stellenanzeigen schalten, sondern gezielt im XING-Pool nach passenden Talenten suchen kannst. Gerade für Fach- und Führungskräfte ist das ein echter Vorteil, weil viele Kandidaten gar nicht aktiv suchen, aber offen für spannende Angebote sind.

Mit onlyfy by XING kannst du diese "passiven" Talente direkt ansprechen, ohne dabei auf externe Tools ausweichen zu müssen. Und: Sämtliche Prozesse laufen DSGVO-konform ab — ein Punkt, den du im deutschen Arbeitsrecht auf keinen Fall unterschätzen solltest.

• Do's:
  • Nutze die Automatisierungen für Standardkommunikation — das spart Zeit und hält Kandidaten bei Laune.
  • Setze Talentpools ein, um auch abgelehnte Kandidaten für spätere Jobs im Blick zu behalten.
  • Verknüpfe onlyfy mit deinem HR-System oder Kalender für einen reibungslosen Workflow.
  • Teste regelmäßig neue Features, die von onlyfy ausgerollt werden — das Tool entwickelt sich ständig weiter.
• Don'ts:
  • Verlass dich nicht nur auf den Algorithmus — persönliches Nachhaken macht oft den Unterschied.
  • Vergiss nicht, alle Prozesse und Vorlagen DSGVO-konform einzurichten (Stichwort: Einwilligungen, Löschfristen).
  • Unterschätze den Aufwand beim Onboarding neuer Nutzer im Team nicht — kurze Schulungen lohnen sich!

Stell dir vor, du suchst eine*n Marketing Manager*in. Mit onlyfy erstellst du die Anzeige, veröffentlichst sie auf deiner Karriereseite und parallel direkt im XING-Netzwerk. Bewerbungen landen zentral im System, wo du sie sichten, bewerten und automatisiert Rückmeldungen versenden kannst. Kandidaten, die nicht passen, landen (mit Einwilligung) im Talentpool.

Für eine Top-Bewerbung kannst du ein Vorstellungsgespräch direkt über den Kalender koordinieren — inklusive Videointerview, falls gewünscht. Wenn’s besonders dringend ist, schaltest du den onlyfy Talentservice ein, der dir zusätzlich passende Profile aus XING vorschlägt. So bleibt alles transparent, schnell und übersichtlich — auch für dein Hiring-Team.

Noch ein wichtiger Punkt: Auch wenn onlyfy vieles vereinfacht, bist du als Arbeitgeber für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verantwortlich. Das bedeutet: Klare Einwilligungen für die Verarbeitung von Bewerberdaten, definierte Löschfristen und transparente Kommunikation. onlyfy bietet zwar rechtlich geprüfte Vorlagen, aber im Zweifel solltest du Rücksprache mit deinem Datenschutzbeauftragten halten. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung, sondern gibt dir den Überblick für die Praxis.

Du willst noch tiefer einsteigen? Dann schau auch bei bewerbermanagement tools vorbei!