Die Versuchung ist groß: Ein Klick, und das Thema ist erledigt. Aber Achtung: Das deutsche Arbeitsrecht ist da glasklar und lässt wenig Spielraum für digitale Spontanaktionen. Gemäß § 623 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) muss eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses immer schriftlich erfolgen — und zwar mit einer eigenhändigen Unterschrift im Original.

Eine Kündigung per Mail, WhatsApp, SMS oder Fax? Leider nein. Diese Formen erfüllen nicht das sogenannte Schriftformerfordernis. Das bedeutet: Eine digitale Kündigung ist nichtig — sie hat rechtlich keine Wirkung. Das gilt übrigens sowohl für die Kündigung durch den Arbeitgeber als auch durch den Mitarbeiter.

Wenn du mehr zum Thema wissen willst, schau gerne in unseren Artikel zur Kündigung des Arbeitsvertrags.

Hier kommt der Klassiker des deutschen Rechts ins Spiel: Sicherheit und Nachvollziehbarkeit. Eine Unterschrift im Original dient als Schutz für beide Seiten — sie beweist, dass die Kündigung wirklich von dir stammt und nicht etwa von jemand anderem geschrieben wurde.

Wichtig: Auch die beste E-Mail mit eingescanntem Unterschriftsbild zählt nicht als schriftliche Kündigung. Die einzige Ausnahme: Die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur, die aber in der Praxis extrem selten vorkommt und mit einer normalen E-Mail nichts zu tun hat.

Übrigens: Viele Unternehmen prüfen gerade den Einsatz digitaler Signaturlösungen. Aber solange es keine qualifizierte elektronische Signatur ist, bleibt das Original auf Papier Pflicht!

Stell dir vor, dein Mitarbeiter schickt dir abends eine Kündigung per E-Mail. Du nimmst sie zur Kenntnis, leitest alles in die Wege — und dann taucht plötzlich ein Problem auf: Die Kündigung ist rechtlich unwirksam. Der Mitarbeiter könnte jederzeit behaupten, er hätte sich umentschieden, und das Arbeitsverhältnis besteht weiter.

Das gleiche gilt natürlich auch umgekehrt: Kündigst du als Arbeitgeber per Mail, bist du genauso auf der rechtlich unsicheren Seite. Im Zweifel kann der Mitarbeiter auf Weiterbeschäftigung bestehen. Das gibt ordentlich Stress und kann teuer werden!

Mehr dazu findest du bei Kündigung des Arbeitsverhältnisses.

Achtung, Falle! Viele verlassen sich auf die Zustimmung des Gegenübers per E-Mail und denken, „Wenn beide einverstanden sind, passt das schon.“ Leider falsch! Selbst wenn beide Parteien per Mail die Kündigung bestätigen, bleibt sie unwirksam, solange die Schriftform nicht eingehalten wird.

Die Folgen reichen von rechtlichen Unsicherheiten über verlängerte Kündigungsfristen bis zu Schadensersatzforderungen. Im schlimmsten Fall läuft das Arbeitsverhältnis weiter, obwohl du etwas anderes geplant hattest.

Noch mehr über Fristen und rechtssichere Kündigungen liest du im Artikel Kündigungsfristen Arbeitgeber gesetzlich.

Um ein Arbeitsverhältnis rechtssicher zu beenden, kommst du um das klassische Kündigungsschreiben nicht herum. Das heißt: Ein Dokument, das eindeutig formuliert ist, die wesentlichen Daten enthält und handschriftlich unterschrieben beim Empfänger eingeht.

• Zustellung: Am besten persönlich übergeben oder per Einschreiben versenden.
• Inhalt: Klar und verständlich, inklusive Beendigungsdatum.
• Unterschrift: Eigenhändig und im Original.

Vorlagen und weitere Tipps findest du in unserem Beitrag Kündigungsschreiben Arbeitsvertrag.

Wusstest du, dass du fast alles rund um Arbeitsverträge inzwischen digital abwickeln kannst — von der Bewerbung bis zum Onboarding? Aber die Kündigung bleibt (vorerst) ein Analog-Thema. Das Schriftformerfordernis ist einer der letzten analogen Schutzmechanismen im deutschen Arbeitsrecht. Verrückt, oder?

Mehr zur Aufhebung oder Änderung von Arbeitsverträgen findest du hier.

Kommt eine Kündigung per Mail rein, solltest du als HR-Verantwortlicher direkt freundlich, aber bestimmt reagieren: Weise den Absender darauf hin, dass die Kündigung rechtlich unwirksam ist und bitte um die schriftliche Form mit Unterschrift. Das schafft Klarheit und beugt späteren Missverständnissen oder Streitigkeiten vor.

Pro-Tipp: Dokumentiere die Kommunikation, damit du im Zweifel nachweisen kannst, dass du korrekt reagiert hast.

Auch wenn die Versuchung groß ist, ein Arbeitsverhältnis per Mail zu kündigen — lass es lieber. Im deutschen Arbeitsrecht zählt nach wie vor das Original auf Papier mit Unterschrift. Alles andere ist unwirksam und bringt dich als HR-Verantwortlichen nur in Schwierigkeiten. Check deine Prozesse und schule dein Team, damit hier keine Fehler passieren!