Der gesetzliche Mindesturlaub in Deutschland ist klar geregelt: Nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) stehen jedem Arbeitnehmer mindestens 24 Werktage Urlaub pro Jahr zu – bei einer 6-Tage-Woche. Das entspricht also 20 Tagen bei einer klassischen 5-Tage-Woche. Aber Achtung: Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder individuelle Arbeitsverträge können (und tun das oft!) mehr Urlaubstage zusichern.

Der Urlaubsanspruch beginnt übrigens schon im ersten Beschäftigungsjahr – allerdings hast du erst nach sechs Monaten Wartezeit Anspruch auf den vollen Jahresurlaub. Vorher kann der Urlaub anteilig genommen werden. Und: Urlaub ist grundsätzlich zur Erholung da. Eine Auszahlung ist nur in absoluten Ausnahmefällen erlaubt, zum Beispiel bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Wenn das Arbeitsverhältnis beendet wird – egal ob durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag – steht oft die Frage im Raum: Was passiert mit Resturlaub? Grundsätzlich gilt: Offener Urlaub muss gewährt und genommen werden, bevor das Arbeitsverhältnis endet. Geht das nicht (z.B. wegen Freistellung oder Krankheit), muss der Resturlaub ausgezahlt werden. Das nennt sich Urlaubsabgeltung.

Wichtig: Im Kündigungsschreiben solltest du den Resturlaub klar benennen. Und: Die Berechnung des anteiligen Urlaubs bei Ausscheiden mitten im Jahr ist kein Hexenwerk – aber auch kein Ratespiel. Hier zählt jeder Monat, den der Mitarbeiter im Unternehmen war.

Betriebsvereinbarungen können den gesetzlichen Urlaubsanspruch erweitern oder konkretisieren – zum Beispiel bei Zusatzurlaub für Schichtarbeit oder besondere Belastungen. Aber: Schlechter als das Bundesurlaubsgesetz darf’s nie werden. Betriebsrat und Geschäftsführung handeln gemeinsam die Details aus. Hier lohnt sich ein genauer Blick, denn oft gibt’s da noch Goodies wie Sonderurlaub oder flexible Regelungen für Eltern, ältere Mitarbeiter oder bestimmte Anlässe.

Übrigens: Auch die Reihenfolge der Urlaubswünsche kann in der Betriebsvereinbarung geregelt werden – Stichwort 'soziale Gesichtspunkte', wenn mehrere Kollegen zur selben Zeit Urlaub wollen.

Gerade seit Corona ein Dauerbrenner: Kann ich aus dem Homeoffice Urlaub machen? Ganz klar: Urlaub bleibt Urlaub – auch im Homeoffice. Wer frei hat, arbeitet nicht (und umgekehrt). Das solltest du in den Home Office Regeln oder Betriebsvereinbarungen noch mal glasklar machen. Wer trotzdem Mails checkt oder ans Telefon geht, riskiert, dass der Urlaub nicht als solcher zählt.

Pro-Tipp: Kommuniziere eindeutig, dass im Urlaub keine Arbeit erwartet wird – auch nicht „mal schnell“ aus dem Homeoffice. Das schützt Mitarbeitende und dich als Arbeitgeber rechtlich.

Viele wissen es nicht, aber: Schwangere Mitarbeiterinnen bauen während der gesamten Schwangerschaft – und auch im Mutterschutz – Urlaubsansprüche weiter auf. Das heißt konkret: Weder Beschäftigungsverbot noch Mutterschutzzeiten reduzieren den Urlaubsanspruch. Das gleiche gilt übrigens auch für Elternzeit, aber hier gelten Besonderheiten bei der Übertragung von Resturlaub.

Das heißt für dich: Nach Rückkehr aus Mutterschutz oder Elternzeit besteht oft noch ein größerer Urlaubsberg. Plane das frühzeitig im Team ein!

Während des Mutterschutzes (also sechs Wochen vor bis acht Wochen nach der Geburt) besteht ein Beschäftigungsverbot. Aber: Der Urlaubsanspruch läuft einfach weiter! Wird der Urlaub wegen Mutterschutz oder Elternzeit nicht genommen, darf er nach der Rückkehr nachgeholt werden – und zwar sogar über den 31. März hinaus.

Rechtlich wichtig: Diese Regelung ist zwingend. Hier gibt’s kein „Verfallen lassen“ – und auch kein „Abkaufen“ des Urlaubs. Das solltest du bei deiner Personalplanung unbedingt auf dem Zettel haben.

Übrigens: Dein Unternehmen kann Urlaubsansprüche nicht einfach nach 12 Monaten „verfallen“ lassen. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass Arbeitgeber aktiv darauf hinweisen müssen, wenn Urlaubstage zu verfallen drohen. Erst wenn du als HR alles dafür getan hast (schriftlich informieren, regelmäßig erinnern), kann Resturlaub wirklich wegfallen. Also: Dokumentation ist alles!

Rechtlicher Hinweis: Dieser Artikel gibt einen Überblick, ersetzt aber keine individuelle Rechtsberatung. Bei kniffligen Fällen solltest du einen Fachanwalt für Arbeitsrecht einschalten.

Der Arbeitsrecht Urlaubsanspruch ist kein Buch mit sieben Siegeln, aber auch kein Selbstläufer. Wer die Basics kennt, auf Betriebsvereinbarungen und Sonderfälle achtet und das Thema proaktiv und transparent kommuniziert, spart sich Stress und Streit. Achte auf saubere Dokumentation und informiere deine Teams regelmäßig über Resturlaub & Co. – damit das Thema Urlaub bei dir im Unternehmen für Erholung, nicht für Ärger sorgt!