Eine Abmahnung ist mehr als nur ein erhobener Zeigefinger. Im deutschen Arbeitsrecht ist sie das offizielle Warnsignal an deine Mitarbeitenden: „So geht’s nicht weiter!“ Sie dokumentiert eine Pflichtverletzung und gibt deinem Teammitglied die Chance, sein Verhalten zu ändern – bevor es ernst wird und du über Kündigung nachdenken musst.

Wichtig: Die Abmahnung ist oft Voraussetzung, bevor du bei wiederholten Pflichtverletzungen eine ordentliche verhaltensbedingte Kündigung aussprechen kannst. Sie ist also eine Art „gelbe Karte“ im Arbeitsverhältnis. Ohne sie fehlt dir im Zweifel die rechtliche Grundlage, um das Arbeitsverhältnis sauber zu beenden.

Achtung, Falle! Häufigster Fehler: Abmahnungen werden zu schwammig formuliert oder mündlich ausgesprochen. Das reicht nicht! Eine Abmahnung muss konkret, schriftlich und nachvollziehbar sein.

Wie gehst du als Arbeitgeber oder HR-Verantwortlicher am besten vor, wenn du abmahnen musst? Hier die wichtigsten Schritte:

• Verstoß prüfen: War wirklich eine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung da? (z.B. Zuspätkommen, Arbeitsverweigerung, unentschuldigtes Fehlen)
• Dokumentation: Halte alle relevanten Fakten und Beweise fest (Zeugen, E-Mails, Zeitnachweise)
• Schriftliche Abmahnung formulieren: Beschreibe das Fehlverhalten konkret, benenne die Vertragsverletzung, fordere zur Änderung auf und kündige Konsequenzen an.
• Persönliches Gespräch suchen: Übergib die Abmahnung möglichst im Vier-Augen-Gespräch. Das schafft Klarheit und zeigt, dass du professionell vorgehst.
• Ablage in der Personalakte: Die Abmahnung wird Teil der Akte – aber nicht für immer! Mitarbeiter können später verlangen, dass sie entfernt wird, etwa wenn sie sich längere Zeit bewährt haben.

Pro-Tipp: Lass die Abmahnung immer gegenzeichnen oder zumindest den Empfang bestätigen. Das verhindert spätere Diskussionen.

Übrigens: Auch wenn (noch) kein schriftlicher Arbeitsvertrag vorliegt, kann eine Abmahnung ausgesprochen werden. Im deutschen Arbeitsrecht ist ein Arbeitsverhältnis oft schon durch tatsächliche Arbeitsaufnahme entstanden – der Vertrag muss nicht zwingend schriftlich festgehalten sein. Das bedeutet: Pflichtverletzungen kannst (und musst) du auch dann abmahnen, wenn „nur“ ein mündlicher Vertrag besteht. Klar, mit schriftlichem Vertrag bist du immer auf der sicheren Seite!

Für rechtssichere Arbeitsverträge, schau dir unseren Beitrag zum Arbeitsvertrag an.

Ja, tatsächlich! Auch Mitarbeitende dürfen ihrem Arbeitgeber eine Abmahnung erteilen, wenn dieser gegen Pflichten aus dem Arbeitsvertrag verstößt. Typische Fälle:

• Lohn wird wiederholt verspätet gezahlt
• Gesetzlich vorgeschriebene Pausen werden nicht gewährt
• Arbeitsschutz wird grob missachtet

Das Instrument der Abmahnung steht also beiden Seiten offen – auch wenn es in der Praxis selten vorkommt. Für Arbeitgeber ist das vor allem ein Reminder: Fairness und Sorgfalt sollten immer in beide Richtungen gelten. 😉

Fun Fact: Die meisten denken bei Abmahnungen sofort an Zuspätkommen oder Arbeitsverweigerung. Aber auch „zu viel Engagement“ kann problematisch werden – etwa, wenn ein Mitarbeiter ständig Überstunden macht, obwohl du das ausdrücklich untersagt hast (z.B. wegen Arbeitszeitgesetz oder Kostenkontrolle).

In solchen Fällen kannst du tatsächlich abmahnen, wenn dadurch betriebliche Abläufe gestört oder gesetzliche Vorgaben verletzt werden. Aber: Prüfe immer, ob du das Dokumentieren und Anordnen von Überstunden klar geregelt hast. Sonst stehst du im Zweifel auf wackeligen Füßen.

Mehr zu gesetzlichen Kündigungsfristen und den richtigen Prozessen bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses findest du in unseren anderen Artikeln.

Eine Abmahnung ist oft das letzte Warnsignal vor einer Kündigung. Wenn ein Mitarbeiter nach einer (oder mehreren) Abmahnungen sein Verhalten nicht ändert, hast du als Arbeitgeber die Möglichkeit, das Arbeitsverhältnis zu beenden. Üblicherweise brauchst du für eine verhaltensbedingte Kündigung mindestens eine einschlägige, wirksame Abmahnung. Ausnahmen gibt’s bei besonders schweren Pflichtverletzungen (Stichwort: fristlose Kündigung).

Das Thema Kündigung ist komplex – was du bei Kündigungsschreiben und Kündigung des Arbeitsvertrags beachten musst, erklären dir unsere Spezialartikel.

Wichtig: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung! Bei kniffligen Fällen solltest du immer einen Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzuziehen.

Ob Pflichtverletzung, Überstunden oder Vertragsfragen – eine Arbeitgeber Abmahnung ist ein wichtiges Instrument, um das Arbeitsverhältnis fair und rechtssicher zu steuern. Sie schützt nicht nur dich als Arbeitgeber, sondern gibt auch Mitarbeitenden die Chance zur Besserung. Wichtig: Immer konkret, nachvollziehbar und möglichst zeitnah abmahnen. Und denk dran: Für die Kündigung brauchst du meist eine wirksame Abmahnung als Grundlage.