Digitale Krankmeldung — eAU-Verfahren für Arbeitgeber

Die Digitalisierung von HR-Prozessen ist ein zentraler Treiber in der modernen Personalverwaltung. Mit der Einführung der eAU hat der Gesetzgeber die papierbasierte Krankmeldung abgeschafft und eine elektronische Übermittlung verpflichtend gemacht. Seit dem 1. Januar 2022 übermitteln Ärzte die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung direkt an die jeweiligen Krankenkassen.

Arbeitgeber sind verpflichtet, diese Daten von den Krankenkassen abzurufen und in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen. Die Vorteile liegen auf der Hand: weniger Papierkram, schnellere Informationsflüsse und eine reduzierte Fehlerquote. Gleichzeitig stellt das Verfahren viele Unternehmen vor Herausforderungen, etwa bei der technischen Anbindung oder der Anpassung bestehender HR-Prozesse.

Besonders Unternehmen mit komplexen Lohnabrechnungen oder vielen Krankmeldungen profitieren von einer gut organisierten eAU-Implementierung. Für kleine und mittlere Unternehmen ist der Aufwand zwar überschaubar, aber auch hier lohnt sich der Blick auf Prozessoptimierung und IT-Sicherheit.

1. Informiere dich intern und bereite dein Team vor
   Erkläre HR, Lohnabrechnung und IT, was die eAU bedeutet und welche Veränderungen anstehen. Kläre Verantwortlichkeiten und kommuniziere den Zeitplan.
2. Technische Anbindung sicherstellen
   Die eAU-Daten kommen über die Telematikinfrastruktur der Krankenkassen. Du benötigst eine zertifizierte Software, die den Datenaustausch mit den Krankenkassen unterstützt. Kläre mit deinem Lohnabrechnungsdienstleister, ob dein System bereit ist oder ob ein Update nötig ist.
3. Registrierung und Zugangsdaten beantragen
   Melde dein Unternehmen bei der Datenannahmestelle der Krankenkassen an. Dabei erhältst du Zugangsdaten, um eAU-Daten abzurufen. Das kann je nach Krankenkasse unterschiedlich ablaufen.
4. Prozesse definieren und dokumentieren
   Lege fest, wie die eAU-Daten im Unternehmen verarbeitet werden. Wann wird abgefragt? Wer ist zuständig für den Import in die Lohnabrechnung? Wie werden Mitarbeiter informiert?
5. Mitarbeiter informieren und einbinden
   Erkläre deinen Mitarbeitern, wie das eAU-Verfahren funktioniert – insbesondere, dass sie weiterhin ihre Krankmeldung melden müssen und die Krankenkasse über die eAU informiert wird. Kläre, was im Falle von technischen Problemen gilt.
6. Testlauf durchführen
   Bevor du das Verfahren offiziell einsetzt, führe Testabfragen durch und prüfe, ob alle Daten korrekt ankommen und verarbeitet werden. Behebe technische oder organisatorische Probleme.
7. Produktivstart und Monitoring
   Starte das eAU-Verfahren offiziell. Kontrolliere regelmäßig, ob die Daten zeitnah und vollständig eintreffen und verbessere die Abläufe bei Bedarf.

Beispiel 1: Mittelständisches Produktionsunternehmen

Ein Unternehmen mit 250 Mitarbeitern hatte bislang jede Krankmeldung manuell in Papierform erfasst. Nach Einführung der eAU wurde die Lohnabrechnung softwareseitig an das neue Verfahren angepasst. Die Personalabteilung organisierte Schulungen für Mitarbeiter und informierte über den neuen Ablauf. Durch den automatisierten Datenabruf konnten Krankmeldungen schneller verarbeitet und Fehlzeiten genauer dokumentiert werden. Die HR-Leitung berichtet von einer Zeitersparnis von bis zu 30 % bei der Krankheitsverwaltung.

Beispiel 2: Kleiner Dienstleister mit externem Lohnbüro

Ein Dienstleistungsunternehmen mit 20 Mitarbeitern arbeitete mit einem externen Lohnbüro zusammen. Die Herausforderung lag darin, dass das Unternehmen selbst keinen direkten Zugang zur Krankenkasse hatte. Hier wurde der Prozess so gestaltet, dass das Lohnbüro die eAU-Daten abruft und die Personalabteilung die Krankmeldungen parallel telefonisch bestätigt. Die klare Abgrenzung der Verantwortlichkeiten und der enge Austausch zwischen Personal und Lohnbüro verhinderten Verzögerungen bei der Lohnabrechnung.

Das eAU-Verfahren ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung der HR-Prozesse und bringt für Arbeitgeber spürbare Vorteile. Der Umstieg vom Papier zur elektronischen Krankmeldung reduziert den administrativen Aufwand, erhöht die Datenqualität und beschleunigt die Lohnabrechnung. Allerdings erfordert die Umstellung eine sorgfältige Planung, technische Anpassungen und eine transparente Kommunikation mit den Mitarbeitern.

Unser Rat: Starte frühzeitig mit der Vorbereitung, binde deine IT- und Lohnabrechnungspartner ein und kläre alle Verantwortlichkeiten im Unternehmen. Nutze Testläufe, um Fehler zu vermeiden und sorge für Backup-Lösungen bei Störungen. So integrierst du die eAU reibungslos in deine Prozesse und bist für die Zukunft gut aufgestellt.

Weitere hilfreiche Infos findest du im HR-Lexikon zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und in unseren Recruiting-Lösungen von TalentMatch24.

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