Der Arbeitsmarkt für Verwaltungsfachangestellte ist eng, die Bewerberlage überschaubar. Der demografische Wandel und die steigende Nachfrage nach Verwaltungsdienstleistungen verstärken den Fachkräftemangel zusätzlich. Auf klassischem Weg passende Kandidaten zu finden, kann Monate dauern – und das kannst du dir als Unternehmer oft nicht leisten.

Quereinsteiger bieten hier eine Lösung: Sie bringen Motivation und Lernbereitschaft mit, sind oft technisch affin und können mit der richtigen Einarbeitung schnell produktiv werden. Natürlich ersetzen sie nicht sofort ausgebildete Fachkräfte — aber sie sind häufig die beste verfügbare Option, um dein Team zu verstärken und Engpässe zu vermeiden.

"Der deutsche Arbeitsmarkt hat sich gedreht. Es reicht nicht mehr, eine Stelle zu schalten und zu warten. Du musst aktiv auf Kandidaten zugehen — und das geht nur mit den richtigen Tools." — Benjamin Gomes, Gründer von TalentMatch24

Viele Quereinsteiger kommen aus kaufmännischen Berufen, dem Einzelhandel, dem Hotel- und Gaststättengewerbe oder aus der Büroorganisation. Dort haben sie bereits Erfahrung in Kundenkontakt, Datenverarbeitung und Terminkoordination gesammelt – Fähigkeiten, die sich gut auf die Verwaltung übertragen lassen.

• Organisationstalent: Umgang mit Terminen, Ablagen und Dokumentenmanagement kennen viele schon.
• Kommunikationsfähigkeit: Kunden- und Mitarbeiterkontakt sind oft Teil ihrer bisherigen Arbeit.
• Grundlegende IT-Kenntnisse: Erfahrung mit Office-Programmen oder einfachen Datenbanken ist häufig vorhanden.
• Motivation und Lernbereitschaft: Quereinsteiger investieren oft bewusst in ihre neue Karriere und bringen eine hohe Einsatzbereitschaft mit.

Der Hauptunterschied liegt im speziellen Fachwissen der öffentlichen Verwaltung, rechtlichen Grundlagen und oft in der Nutzung spezieller Verwaltungssoftware. Je nach Vorwissen und Einsatzgebiet dauert die Einarbeitung deshalb zwischen 3 und 6 Monaten.

Das bedeutet:

• Grundkenntnisse im Verwaltungsrecht und in internen Prozessen müssen vermittelt werden.
• Schulungen zu Software wie SAP, DMS-Systemen oder Fachverfahren sind nötig.
• Geduld und regelmäßige Feedbackgespräche beschleunigen die Lernkurve.

Mit einer gezielten Einarbeitung kannst du Quereinsteiger vergleichsweise schnell auf ein solides Niveau bringen – meist deutlich günstiger und schneller als die Suche nach fertig ausgebildeten Verwaltungsfachangestellten.

Der Staat unterstützt dich bei der Einstellung und Einarbeitung von Quereinsteigern durch verschiedene Programme:

• Bildungsgutschein: Die Agentur für Arbeit kann deinen Bewerbern Weiterbildungen finanzieren, um fehlendes Fachwissen aufzuholen.
• Eingliederungszuschuss: Für die Einstellung von Quereinsteigern gibt es Zuschüsse zum Gehalt in den ersten Monaten, um das Risiko zu reduzieren.
• Qualifizierungschancengesetz: Ermöglicht Zuschüsse für Weiterbildungen und Umschulungen, die deine Quereinsteiger fit machen.
• Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein (AVGS): Mit diesem Gutschein kannst du Bewerber über spezialisierte Personalvermittler finden und einstellen.

Der richtige Ton in der Anzeige ist entscheidend, um Quereinsteiger zu gewinnen. Hier ein paar pragmatische Tipps:

• Sprich Klartext: Schreibe offen, dass auch ungelernte Bewerber willkommen sind, z.B. „Quereinsteiger als Verwaltungsfachangestellte/r willkommen“.
• Betone die Einarbeitung: „Wir bieten eine umfassende Einarbeitung und Weiterbildung“ schafft Vertrauen.
• Vermeide zu viele Fachbegriffe: Der Text sollte auch für Bewerber ohne Ausbildung verständlich sein.
• Motiviere mit Entwicklungsperspektiven: „Chance auf Festanstellung und Weiterbildung“ wirkt attraktiv.

Für eine fertige Vorlage kannst du unsere Stellenanzeige Verwaltungsfachangestellte/r — Quereinsteiger-freundliche Vorlage nutzen.

Viele Quereinsteiger kommen aus Berufen wie:

• Kaufmännische Assistenten und Bürokräfte aus kleinen Unternehmen
• Einzelhandel, wo Kundenkontakt und Organisation zum Alltag gehören
• Hotellerie und Gastronomie mit Erfahrung im Umgang mit Menschen und Verwaltung von Buchungen
• Sozial- und Erziehungsdienste, die bereits mit Behörden zusammenarbeiten

Die häufigste Erfahrung von Arbeitgebern: Mit der richtigen Anleitung und etwas Geduld entwickeln sich Quereinsteiger zu verlässlichen Kräften, die das Team entlasten und auch eigene Aufgaben sicher übernehmen können.

• Fachkräftemangel zwingt zu neuen Wegen – Quereinsteiger sind eine praktikable Lösung.
• Sie bringen Motivation, Grundfähigkeiten und frische Perspektiven mit.
• Die Einarbeitung dauert realistisch 3 bis 6 Monate, dafür kannst du günstiger und schneller besetzen.
• Nutze Förderprogramme, um Kosten und Risiken zu minimieren.
• Mit einer klaren, offenen Stellenanzeige erreichst du die passende Zielgruppe.

Wenn du Quereinsteiger erstmal ausprobieren willst, geht das sogar erstmal als Minijob — ab 29€. Oder direkt Vollzeit, um den Engpass schnell zu schließen.

Mehr zu den Gehaltskosten findest du hier: Verwaltungsfachangestellte/r Gehalt — was du Quereinsteigern zahlen solltest.