Der Fachkräftemangel im Büro- und Verwaltungsbereich ist real und wird durch den demografischen Wandel weiter verschärft. Viele Bewerberinnen und Bewerber mit klassischer kaufmännischer Ausbildung sind schlichtweg nicht mehr verfügbar. Gleichzeitig steigen Anforderungen an Flexibilität und digitale Kompetenz.

Quereinsteiger bringen oft einen frischen Blick, Motivation und pragmatische Herangehensweisen mit. Für deine strategische Personalplanung bedeutet das: Du kannst Time-to-Fill reduzieren und den Cost-per-Hire optimieren, wenn du die richtigen Quereinsteiger gezielt anlernst.

• Transferable Skills: Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit, Kundenorientierung und strukturiertes Arbeiten sind oft vorhanden, z.B. aus Berufen im Einzelhandel, Assistenz oder Gastronomie.
• Digitale Grundkompetenz: Viele Quereinsteiger kommen mit sicherem Umgang in MS Office, E-Mail und Kalender-Tools.
• Motivation & Lernbereitschaft: Quereinsteiger sind häufig hochmotiviert, weil sie eine neue berufliche Perspektive suchen.
• Flexibilität: Sie sind es gewohnt, sich in neuen Umgebungen zurechtzufinden, was die Einarbeitung erleichtert.

Wichtig ist, realistische Erwartungen an die Einarbeitungszeit zu haben. Quereinsteiger bringen selten alle spezifischen Kenntnisse mit, die ein klassisch ausgebildeter Sekretär oder eine Sekretärin hat. Das betrifft insbesondere:

• Kenntnisse in firmeninternen Abläufen und branchenspezifischer Terminologie
• Vertiefte Kenntnisse in Software, z.B. ERP-Systeme oder digitale Dokumentenverwaltung
• Erfahrung in komplexer Korrespondenz und Protokollführung

Eine strukturierte Einarbeitung von 3 bis 6 Monaten ist realistisch, abhängig von der Komplexität der Aufgaben und der vorhandenen Unterstützung im Team. Ein klar definierter Onboarding-Plan, regelmäßiges Feedback und gezielte Weiterbildung sind deshalb essenziell.

"Eine unbesetzte Stelle kostet dich jeden Monat ein halbes Gehalt — durch Überstunden, Umsatzverlust und Teamfrust. Die Frage ist nicht, ob du dir Recruiting leisten kannst, sondern ob du es dir leisten kannst, es nicht zu tun." — Benjamin Gomes, Gründer von TalentMatch24

Nutze staatliche Förderprogramme, um die Kosten für Einarbeitung und Weiterbildung zu reduzieren. Folgende Optionen sind besonders relevant:

• Bildungsgutschein: Das Jobcenter kann die Qualifizierung von Quereinsteigern fördern, z.B. für kaufmännische Schulungen.
• Eingliederungszuschuss: Zuschüsse zum Gehalt für bis zu 12 Monate, um das Risiko beim Anlernen zu minimieren.
• Qualifizierungschancengesetz: Zuschüsse zu Weiterbildungen, die den Quereinsteiger fit für die Sekretariatsaufgaben machen.
• Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein (AVGS): Ermöglicht die Beauftragung von Coaching- und Vermittlungsdienstleistungen.

Um die Employer Value Proposition für Quereinsteiger attraktiv zu gestalten, solltest du in der Anzeige deutlich machen, dass du auch Bewerber ohne klassische Ausbildung suchst. So erreichst du ein breiteres Kandidatenfeld und senkst die Time-to-Fill:

• Formulierungen wie „Quereinsteiger sind ausdrücklich willkommen“ oder „Berufseinsteiger mit Motivation und Organisationstalent gesucht“ signalisieren Offenheit.
• Betone die Einarbeitung und Weiterbildungsmöglichkeiten: „Wir bieten eine strukturierte Einarbeitung und regelmäßige Schulungen.“
• Beschreibe die Kernaufgaben klar und welche Fähigkeiten wichtig sind, ohne auf eine lange Berufserfahrung zu pochen.
• Verlinke auf eine Stellenanzeige Sekretär/in — Quereinsteiger-freundliche Vorlage als Inspiration.

Aus unserer Erfahrung kommen Quereinsteiger für Sekretariatsstellen häufig aus Berufen wie:

• Verkauf und Einzelhandel – Kundenkontakt und Organisation sind hier Standard.
• Gastronomie – Multitasking, Stressresistenz und Kommunikation werden hier täglich trainiert.
• Assistenz in anderen Branchen – z.B. Eventmanagement oder Logistik.
• Selbstständige mit Büroerfahrung, die eine feste Anstellung suchen.

Diese Quereinsteiger bringen wertvolle Soft Skills mit, die sich gut auf Sekretariatsaufgaben übertragen lassen. Die Investition in ihre Einarbeitung zahlt sich durch geringere Cost-per-Hire und höhere Bindung aus.

Quereinsteiger sind kein Allheilmittel, aber eine pragmatische Lösung zur Optimierung deiner Personalplanung. Indem du klare Onboarding-Prozesse implementierst, Fördermöglichkeiten nutzt und die Stellenanzeige strategisch gestaltest, kannst du Time-to-Fill deutlich verkürzen und Cost-per-Hire senken.

Die Investition in die Einarbeitung lohnt sich, um langfristig Prozesseffizienz und Teamstärke zu sichern. Starte jetzt mit einer Minijob-Lösung, um den Fit zu prüfen: Quereinsteiger erstmal als Minijob testen — ab 29€.

Mehr zur Vergütung findest du hier: Sekretär/in Gehalt — was du Quereinsteigern zahlen solltest.