Der klassische Arbeitsmarkt ist leergefegt: Bewerber mit passender Ausbildung sind selten, und wenn, dann meist gut gebunden oder teuer. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist es schwer, schnell qualifizierte Personalsachbearbeiter/innen zu finden. Quereinsteiger bieten hier eine pragmatische Lösung.

Sie bringen oft wertvolle Soft Skills mit, sind motiviert und lernbereit. Zwar fehlt ihnen die „klassische“ Ausbildung, aber mit der richtigen Einarbeitung kannst du sie gezielt an deine Anforderungen anpassen. Das spart dir Zeit und Kosten im Vergleich zu endlosen Suchprozessen oder teuren Headhuntern.

Hinzu kommt der demografische Wandel: Die Zahl der Fachkräfte schrumpft, und Arbeitgeber müssen flexibler werden. Quereinsteiger sind daher keine „Notlösung“, sondern oft die beste verfügbare Option.

Quereinsteiger kommen häufig aus kaufmännischen, administrativen oder sogar ganz anderen Berufen, z.B. aus dem Einzelhandel, der Büroorganisation oder dem Kundenservice. Sie bringen folgende Stärken mit:

• Organisationstalent: Verwaltungstätigkeiten und Terminkoordination sind ihnen vertraut.
• Kommunikationsfähigkeit: Umgang mit Menschen, ob intern oder extern, beherrschen viele gut.
• Motivation: Der Wunsch, sich neu zu etablieren, sorgt für Engagement und Lernbereitschaft.
• Computer-Grundkenntnisse: MS Office und digitale Tools sind meist kein Problem.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Sie sind offen für neue Abläufe und Prozesse.

Diese sogenannten „transferable skills“ sind die Basis, um sie gezielt zum Personalsachbearbeiter/in weiterzuentwickeln.

Natürlich fehlen Quereinsteigern branchenspezifische Kenntnisse und das Know-how zu arbeitsrechtlichen Grundlagen, Lohnabrechnung, Sozialversicherung oder digitalen HR-Systemen. Hier musst du als Arbeitgeber investieren:

• Grundlagen der Personalverwaltung: Arbeitsverträge, Personalakten, Datenschutz
• Arbeitsrechtliche Basics: Kündigungsfristen, Tarifverträge, Mitbestimmung
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Sozialversicherungsbeiträge, Steuerklassen, Abrechnungssoftware
• Interne Prozesse und Systeme: Einarbeitung in deine individuellen Abläufe und Tools

Realistisch gesehen dauert die Einarbeitung im Schnitt 3 bis 6 Monate, je nachdem wie umfassend die Aufgaben sind und wie viel Vorerfahrung der Quereinsteiger mitbringt. Wichtig: Geduld und regelmäßige Betreuung zahlen sich aus, damit die Qualität stimmt.

"Benefits sind kein Obstkorb. Frag deine Mitarbeiter, was sie wirklich brauchen. Meistens sind es Flexibilität und Wertschätzung — beides kostet nichts." — Yamina Siracusa, HR-Spezialistin bei TalentMatch24

Die gute Nachricht: Für die Einstellung und Qualifizierung von Quereinsteigern gibt es in Deutschland verschiedene staatliche Förderprogramme, die deine Kosten deutlich senken können:

• Bildungsgutschein: Damit können Quereinsteiger an anerkannten Weiterbildungen teilnehmen, die oft vom Jobcenter bezahlt werden.
• Eingliederungszuschuss: Zuschuss für Arbeitgeber, die Quereinsteiger anlernen und beschäftigen.
• Qualifizierungschancengesetz: Förderung von Weiterbildungskosten und Lohnzuschüssen für ältere oder langzeitarbeitslose Arbeitnehmer.
• Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein (AVGS): Unterstützung für die berufliche Eingliederung, z.B. Coaching oder Bewerbungstraining.

Diese Förderungen reduzieren dein Risiko und erleichtern die Einarbeitung.

Wenn du Quereinsteiger als Personalsachbearbeiter/in einstellen willst, muss das in der Anzeige klar und ansprechend kommuniziert werden. So erreichst du die richtigen Bewerber:

• Formulierungen wie: „Quereinsteiger willkommen“, „Keine klassische Ausbildung erforderlich“, „Wir bilden dich an“.
• Betone die Vorteile: „Motivierte Quereinsteiger mit Organisationstalent gesucht“, „Wir bieten intensive Einarbeitung und Weiterbildung“.
• Klare Erwartungen: Welche Soft Skills sind wichtig? (z.B. Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit)
• Vermeide Fachchinesisch: Schreibe verständlich und praxisnah.
• Arbeitszeitmodelle benennen: Teilzeit, Vollzeit, Minijob möglich.

Hier findest du eine passende Vorlage, mit der du schnell startet: Stellenanzeige Personalsachbearbeiter/in — Quereinsteiger-freundliche Vorlage

Viele Quereinsteiger als Personalsachbearbeiter/innen kommen aus Branchen wie:

• Einzelhandel oder Verkauf – Erfahrung im Kundenkontakt und Organisation
• Büroassistenz oder Sekretariat – Grundkenntnisse in Verwaltung und Kommunikation
• Gastronomie – Belastbarkeit und Umgang mit Menschen
• Call Center – Telefonkommunikation und Dokumentation

Diese Quereinsteiger nutzen ihre sozialen Kompetenzen und Lernbereitschaft, um sich in die Personalsachbearbeitung einzuarbeiten. Arbeitgeber berichten, dass mit einem strukturierten Einarbeitungsplan und klaren Zuständigkeiten nach 3 Monaten erste selbstständige Aufgaben übernommen werden können.

Quereinsteiger als Personalsachbearbeiter/in einzustellen ist eine pragmatische Lösung, wenn du auf dem klassischen Weg keine Fachkräfte findest. Sie bringen Motivation, Soft Skills und Flexibilität mit, die du mit gezielter Einarbeitung und Förderung schnell in produktive Arbeit umwandeln kannst. Nutze Fördermöglichkeiten, schreibe klare Stellenanzeigen und gib deinen Quereinsteigern Zeit – so sparst du dir teure Vakanzen und findest schneller die Unterstützung, die dein Unternehmen braucht.

Mehr zum Thema Gehalt findest du hier: Personalsachbearbeiter/in Gehalt — was du Quereinsteigern zahlen solltest

Und wenn du erstmal testen willst, ob ein Quereinsteiger passt: Quereinsteiger erstmal als Minijob testen — ab 29€