Der Markt für ausgebildete Empfangskräfte ist knapp. Viele Bewerber:innen haben keine klassische Ausbildung, weil der Beruf nicht überall formalisiert ist. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Kommunikationsfähigkeiten, Multitasking und digitale Tools. Der demografische Wandel verstärkt den Fachkräftemangel zusätzlich – weniger Nachwuchs trifft auf steigende Nachfrage.

Quereinsteiger bringen frische Perspektiven und Motivation mit. Sie füllen die Talent Pipeline und ermöglichen dir, den Sourcing-Prozess zu verkürzen. Statt lange auf die perfekte Fachkraft zu warten, kannst du mit gezieltem Active Sourcing Kandidat:innen aus anderen Branchen ansprechen, die übertragbare Fähigkeiten mitbringen.

Viele Quereinsteiger verfügen über Soft Skills, die im Empfangsbereich Gold wert sind:

• Kommunikationsstärke: Aus anderen kundenorientierten Berufen wie Hotellerie, Einzelhandel oder Callcenter bringen sie Erfahrung im Umgang mit Gästen und Kunden mit.
• Organisationstalent: Viele kommen aus Assistenz- oder Büroberufen, wo sie Termine, Dokumente und Abläufe koordiniert haben.
• Motivation und Lernbereitschaft: Quereinsteiger sind häufig hochmotiviert, sich in neue Aufgaben einzuarbeiten und bieten dir eine wertvolle Candidate Journey.
• Digitale Grundkenntnisse: Mit Office-Paketen, Kalender-Tools und Telefonanlagen sind sie oft vertraut – auch wenn firmenspezifische Systeme noch erklärt werden müssen.

Natürlich sind Quereinsteiger keine sofort einsatzfähigen Empfangsprofis. Typische Lücken zeigen sich bei:

• Firmenspezifischen Abläufen und Prozessen
• Umgang mit speziellen Kommunikations- und Buchungssystemen
• Stressmanagement bei hohem Besucheraufkommen
• Diskretion und Datenschutz im Umgang mit sensiblen Informationen

Die realistische Einarbeitungszeit liegt bei etwa 6 bis 12 Wochen, abhängig von der Komplexität deiner Empfangsorganisation. In dieser Zeit ist ein Mentor oder eine erfahrene Empfangskraft als Buddy wichtig, um die Candidate Journey positiv zu gestalten und die Qualität der neuen Talente zu sichern.

"Benefits sind kein Obstkorb. Frag deine Mitarbeiter, was sie wirklich brauchen. Meistens sind es Flexibilität und Wertschätzung — beides kostet nichts." — Yamina Siracusa, HR-Spezialistin bei TalentMatch24

Beim Einstieg von Quereinsteigern kannst du als Arbeitgeber von verschiedenen Förderprogrammen profitieren:

• Bildungsgutschein: Die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter kann Qualifizierungen von Quereinsteigern finanziell unterstützen.
• Eingliederungszuschuss: Zuschüsse zum Arbeitsentgelt erleichtern dir die finanzielle Belastung in der Einarbeitungsphase.
• Qualifizierungschancengesetz: Ermöglicht Weiterbildungen während der Beschäftigung, um fehlende Fachkenntnisse gezielt aufzubauen.
• AVGS (Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein): Unterstützt bei der Vermittlung durch spezialisierte Personaldienstleister.

Damit deine Ausschreibung im Sourcing-Prozess heraussticht und Quereinsteiger anspricht, solltest du:

• Klare Ansprache: Formulierungen wie „Quereinsteiger willkommen“ oder „keine Ausbildung erforderlich, wir bilden an“ signalisieren Offenheit.
• Fokussierung auf Soft Skills: Betone Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent und Lernbereitschaft als zentrale Anforderungen.
• Erwartungen transparent machen: Kommuniziere realistische Einarbeitungszeiten und Fördermöglichkeiten offen.
• Call-to-Action: Fordere aktiv dazu auf, sich zu bewerben, auch wenn keine klassische Ausbildung vorliegt.

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Im Recruiting für Empfangskräfte zeigen sich oft Kandidat:innen aus diesen Branchen als vielversprechend:

• Hotellerie & Gastronomie: Erfahrung im Gästekontakt, Stressresistenz
• Einzelhandel & Verkauf: Kundenorientierung, Umgang mit unterschiedlichen Menschen
• Büroassistenz & Sekretariat: Organisation, Terminmanagement
• Callcenter & Kundenservice: Telefonkommunikation, Problemlösung

Diese Branchen liefern dir eine gute Candidate Journey und eine Talent Pipeline, die du per Active Sourcing gezielt ansprechen kannst.

Quereinsteiger als Empfangskraft einstellen ist ein pragmatischer Weg, um schnell und qualitativ gute Kandidaten zu finden. Es erfordert etwas mehr Engagement bei der Einarbeitung und klare Kommunikation in der Candidate Journey. Mit Fördermöglichkeiten und einer zielgerichteten Stellenanzeige kannst du den Prozess effizient gestalten.

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Wenn du schon mehr Budget für die Talent Pipeline hast, bieten wir dir auch Teilzeit- und Vollzeit-Lösungen an, um die Qualität und Geschwindigkeit im Recruiting zu erhöhen.

Mehr zum Thema Vergütung erfährst du hier: Empfangskraft Gehalt — was du Quereinsteigern zahlen solltest.