Pre boarding – auch als pre boarding HR bezeichnet – ist die Phase zwischen Zusage und dem ersten Arbeitstag. Es ist quasi der „Warmlauf“ vor dem großen Onboarding-Spiel (Onboarding). Viele unterschätzen diese Zeit: „Die fangen ja eh erst nächste Woche an, oder?“ Falsch gedacht! In genau dieser Lücke passiert oft mehr, als vielen lieb ist. Unsicherheit, Zweifel, Gegenangebote vom alten Arbeitgeber oder sogar Ghosting. Klingt unangenehm? Ist es auch – wenn du keine Strategie hast.

Richtig umgesetzt, ist pre boarding wie ein gutes Vorspiel beim Lieblingssong: Du baust Spannung auf, stimmst auf das Kommende ein und sorgst dafür, dass der erste Tag nicht wie ein Kaltstart wirkt. Und mal ehrlich: Wer freut sich nicht über ein paar Willkommensgrüße, einen simplen Fahrplan und das Gefühl, schon vorab dazuzugehören?

Die Begriffe werden oft in einen Topf geworfen – dabei ist der Unterschied entscheidend. Pre boarding bereitet den Boden vor. Hier geht’s um die Basics: Vertrag, erste Infos, vielleicht schon ein Zugang zum Intranet, ein Willkommenspaket oder ein lockeres Team-Event vorab. Das eigentliche Onboarding startet dann mit dem ersten Arbeitstag: Einarbeitung, Schulungen, Ziele klären, Integration ins Team. Am besten stellst du dir pre und onboarding wie einen Staffellauf vor – der Staffelstab muss sauber übergeben werden, sonst läuft’s nicht rund!

Wie sieht das bei euch aus? Gibt’s einen klaren Übergang oder bleibt der neue Kollege bis Tag 1 im „Funkloch“?

Im HR-Kontext bedeutet pre boarding HR, dass du als Personaler oder Führungskraft nicht erst am ersten Tag aktiv wirst. Du hältst schon vorher Kontakt: Eine Willkommensmail, ein paar Infos zu Dresscode, Kantine oder Parkplätzen, vielleicht ein kurzer Video-Gruß vom CEO. Wichtig: Es geht nicht nur um Formalitäten! Die emotionale Bindung und das Gefühl von Wertschätzung fangen hier an – und davon profitiert später das gesamte Mitarbeiter Onboarding.

Stell dir vor, du bist Gastgeber einer Party. Würdest du deine Gäste einfach im Regen stehen lassen, ohne Begrüßung oder Wegbeschreibung? Eben. Pre boarding ist deine Einladung, damit sich niemand verloren fühlt.

Azubis sind eine ganz eigene Zielgruppe. Viele starten zum ersten Mal ins Berufsleben – da prasseln Unsicherheiten und Erwartungen nur so auf sie ein. Ein durchdachtes preboarding für Azubis nimmt die Nervosität raus. Typische Maßnahmen: Ein lockerer Kennenlern-Nachmittag, ein Eltern-Informationsabend oder ein kleines Starter-Kit mit Ausbildungsplan und Goodies. So fühlen sich die Azubis nicht wie „Frischlinge“, sondern als wertvoller Teil des Teams. Und du beugst Abbrüchen schon vor dem eigentlichen Beginn aktiv vor.

Damit du nichts vergisst, hier die wichtigsten Punkte für deine preboarding Checkliste – natürlich auch als Inspiration für deine eigene Onboarding Checkliste:

• Willkommensmail mit allen relevanten Infos (Zeiten, Ansprechpartner, Dresscode)
• Ankündigung im Team und ggf. Vorstellung des neuen Kollegen
• Zugänge zu Systemen (Mail, Intranet, ggf. Slack, MS Teams, etc.) vorbereiten
• Arbeitsmittel (Laptop, Handy, Schlüssel) rechtzeitig bestellen und konfigurieren
• Erster Tag planen: Wer holt ab? Wer macht die Einführung?
• Willkommensgeschenk oder kleines Goodie für den Start
• Checkliste für administrative Aufgaben: Verträge, Datenschutz, etc.
• Vorab-Termin für ein erstes lockeres Kennenlernen (z.B. Lunch oder Kaffee)

Pro-Tipp: Lieber einmal zu viel kommunizieren als zu wenig. Die Wartezeit bis zum Start kann sich wie ein Ozean anfühlen – kleine „Lebenszeichen“ halten den Kontakt warm!

Die besten Unternehmen machen aus pre boarding ein echtes Erlebnis. Ein kurzes Begrüßungsvideo vom Team, ein personalisiertes Welcome-Paket oder ein digitaler Rundgang durch die wichtigsten Tools – das bleibt in Erinnerung! Manche Firmen laden neue Kollegen schon vorab zu Team-Events ein oder bieten einen Buddy an, der für Fragen zur Verfügung steht. Das zeigt: „Wir freuen uns auf dich! Und du bist ab jetzt Teil unseres Teams, nicht erst am ersten Tag.“

Wer pre boarding ernst nimmt, profitiert mehrfach: Mehr Sicherheit für den neuen Kollegen, weniger No-Shows und eine Basis für langfristige Bindung. Und sind wir ehrlich – ein cooler Start spricht sich rum und macht Employer Branding fast von selbst. 😉

Ob Azubi, Fachkraft oder Führungskraft – mit einem starken pre boarding schaffst du vom ersten Moment an Bindung und Begeisterung. Du minimierst Absprungrisiken und sorgst dafür, dass der echte Onboardingprozess nicht mit einem Fehlstart beginnt. Wer das vernachlässigt, verschenkt Potenzial – und riskiert, dass der große Tag sich eher wie ein Blind Date mit Hindernissen anfühlt. Lass es lieber wie ein herzliches Wiedersehen wirken! 🎯